Twitterまがいソフト「Teamlog」でタスク管理を1年検証!

週刊ダイアモンドの記事もしかり、Twitterの話題が、ますます多くなってきましたので、それに便乗した記事を書きます。

実は、私、昨年から、とあるソフトを使用しています。

その名も「Teamlog」(チームログ)。これはなんと、ちょっとした専門知識を持っていれば、誰もが簡単に、Twitterのような方法で、労働時間を計測できるシステムです。

私はこれを使って、映画の編集作業のスケジュール管理や、ウェブサイト制作の時間管理等を行っています。

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■ チーム内で時間の正確なログを計測「Teamlog」
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この「Teamlog」は、オープンソフトCMSである、「Joomla」上で走る、エクステンションソフトウエアです。

2010年1月末時点では、製品評価版「バージョン0.9.2Beta」として無料配布しています。


● YOOtheme – Teamlog Extension – Teamlog
http://teamlog.yootheme.com/

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これは、Twitterと似たような操作方法で、自分が、どの「プロジェクト」のどのような「タイプの仕事」を何時間何分したのかを記録していくシステムです。

今、私はこのシステムを、社内システムのみで運用していますが、社外で作業をする従業員などが出てきた場合には、パスワードで保護をした上でネット上で公開しようかなと思っています。

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これのすごいところは

・Twitterのような利便性
・「プロジェクト」「種類」「時間」を加えることにより詳細なレポートが可能に

なったことです。

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しかし、このような記録ツールは使い続けないと本当の真価が発揮しません。

ということで、去年の1月末から、1年間使ってみました。

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■ 「Teamlog」の使用方法
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まず、ベータ版ですので、大企業での運用はおすすめ出来ません。
2010年時点で、このソフトは、多くても、10名以下のチームがやっとだと思います。

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● インストール方法

インストールはJoomlaを使っやたことがある方なら簡単です。

1. Joomlaサイトをセットアップ
2. YooThemeのダウンロードページから「Teamlog Component」をダウンロード
http://www.yootheme.com/member-area/downloads/category/teamlog-15
3. ダウンロードしたZIPを解凍する必要はありません。
4. そのままJoomlaの管理画面の「エクステンション」-「インストール・アンインストール」からインストール
5. 管理画面の「メニュー」より、にTeamlogへアクセスするためのリンクを貼る(Main Menuなどに加えます

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● 使い方

◯管理画面での設定

1. 管理画面にログイン、上部のメニューから「コンポーネント」-「Teamlog」を選択
2. 「タイプ」で作業の種類を入力
3. 「タスク」で作業の目的を入力
4. 「プロジェクト」を入力

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◯実際の使用方法

1. Joomlaフロントサイドからログイン(ログインモジュールを設置する必要があります)
2. 作業を開始するとき、その内容を入力
3. ページには他のユーザーが今、何を行っているかの情報も確認出きます
4. 作業をする
5. Teamlogのページを更新もしくは再ロード
6. 画面に何分経過したかの表示が出ます。それを参考に、その作業をどれだけ行ったかを入力
7. 「プロジェクト」を選択。
8. 「タスク」を選択
9. 更新ボタンを押す
10. この繰り返し

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◯作業具合の解析

1. 管理画面にログイン
2. 管理画面上部のメニューから「コンポーネント」-「Teamlog」を選択
3. そうすると、いろいろな期間を指定したり、プロジェクトを指定、ユーザーを指定して、そのユーザーが、そのプロジェクトにどれくらいの時間をかけているかを確認出きます。

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■ 1年の結果は?
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ということで、これが私のTeamlogの画面です。

最初のセットアップなど、結構面倒くさいです。

しかーし、一年間使っていくにつれて、その本領が発揮されてきました。特に私のようなサービス業をされている方は自分管理に絶対におすすめです。

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さて、ここで、私のこの1年の仕事ぶりを公開してみましょう〜。

2009年1月22日〜2010年1月22日までのレポート結果は・・・

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合計:3080時間
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内訳
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concrete5:934.5時間
新事業準備:502時間
日本法人関連:245時間
アメリカ法人関連:212時間
雑誌の編集:182時間
アメリカの映画祭サイト制作:150時間
車いす販売会社ネットショップ構築:150時間
以下・・・その他
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ということで、 concrete5 日本語版本体のタスクに、930時間をかけてしまいました〜。

ちなみに、この930時間は、お客さんから料金をもらって制作したホームページ制作の時間ではなく、concrete5 日本語版のプログラムの翻訳やサイト制作、イベント参加に費やした時間です。

つまり、この1年は、930時間を、将来の投資としてやられせていただいたわけです。

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とは言っても、1年で3000時間は多い・・・。

普通の会社だったら1000時間以上も残業していることになりますからね。

しか〜し。この3000時間の中には、ラスベガスの映画祭への参加や、James Torméのコンサートも含まれているので、実質2800時間ぐらいでしょうか〜。

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■ 「面倒くさい」を乗り越え習慣化すれば最大の武器に!
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正直言って、このタスク管理は、結構面倒くさいものでした。

今回私は、5分単位で仕事の記録をとっていきました。毎回毎回自分がどのようなことをしているかを、ログインして記録を残さなくてはいけないからです。

また、1回ごとに10秒の入力時間を・・・どこまでタスクを細分化していかなければ良いのか迷ったりもしてしまいました・・・。

しかーし、きちんと、細かい記録を残したおかげで、

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・映像の1作品の作業の時間割を計画しやすくなった
・WEBサイト制作の作業時間の予測精度が向上した
・他人とチームを組んで作業を行う時の作業時間の目安ができた

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という、プライスレスなノウハウを得ることが出来ました〜!

例 えば、とある30分の映像作品を制作したとしましょう。特にネット環境が無い撮影現場みたいなところでは、毎回毎回のログを残していけませんが、その前の 打ち合わせや、企画書づくり、そして撮影後の編集作業(パソコンへの取り込み、編集、字幕入れ、音の編集など)を細かくログを残していきます。

次回、同じような作品が出てくると、それを目安に撮影・編集スケジュールを組むことが出来、新規のお客さんにとっても、具体的な数字として提示ができるので説得力が違ってきます!

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■ 「ペーパーレス」から「オフィスレス」の時代に
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この時間管理は、今の時点は、パソコンが目の前にある人しか恩恵が得られませんが、将来的にスマートフォンでこのような機能が充実すると、会社のオフィスは要らなくなるような気がします。

とにもかくにも、「Teamlog」の1年の使用報告でした〜。

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