サイボウズLive の手引 – これを抑えると超便利!

concrete5 Japan コミュニティーグループをはじめ、仕事やボランティアグループ運営で、サイボウズLiveを活用しているのですが、その操作方法がちょっとわかりづらいという方のために、私が活用法を書いておきます。みんなが知らない機能があるかも。グループ運営の参考にされてください。

初稿:2014年7月7日

※ この記事は、上記日付時点のものです。この記事は暇だったら適宜更新していきます。

スマホアプリについて

この記事では詳細を説明していませんが、 iPhone と Android でスマホアプリもあり、そちらからも情報をチェック&投稿できます。

新着通知の設定

メール通知もしくは、Facebook 通知の設定をしてください。こうすることにより、新着情報を、メール、もしくは Facebook より確認でき、新着確認のためだけにわざわざ Cybozulive にログインする必要がなくなります。

新着メールの設定

サイボウズLive の更新を適宜メールで教えてくれます。例えば、Backlog や GitHubだと、新着メール通知をオンにすると、タスクの更新があるごとに全ての更新情報が送られて、メールの受信箱がいっぱいになる・・・ということがありますが、サイボウズLive の場合、設定した間隔ごとに新着メールが届くように鳴ります。 間隔を短くし過ぎないよう、自分のメールチェックの頻度を考えて、間隔を設定してください。私のオススメは、1〜2時間おきで、通知停止時間を 22:00〜9:00 に設定することです。
サイボウズLive 新着メールの設定

Facebook への新着通知

メールよりも Facebook を頻繁に使っているという人は、Facebook 連携を使うと良いでしょう。そうすると、サイボウズLive の更新通知が、Facebook よりやってきて、Cybozulive の Facebook アプリページ (https://apps.facebook.com/cybozulive/)より確認することが出来ます。(※ Facebook との連携の問題なのか、数日間〜数週間、新着が届かなくなる不具合が時々発生するので注意。)
サイボウズLive Facebook 連携
よく使う人は、連係後、Apps 一覧ページから、サイボウズLive を見つけて、右側の設定アイコンをクリックし「お気に入りに追加」を選択すると、Facebook のトップページの左側にショートカットリンクが追加され、すぐに確認することが出来るようになります。
CybozuLive の Facebook 側での設定

トップページの既読確認

サイボウズLive にログインした直後にTopページがあります。そこを上手く活用してください。

■ トップページ https://cybozulive.com/
CybozuLive トップページ

新着情報の確認

トップページの新着情報欄で、以前に訪れた時から更新された各掲示板や ToDo 記事の最新情報を確認できます。
CybozuLive トップページ新着情報

オススメ設定方法

「参加グループ」の「- (マイナス)」ボタンを押して、グループを隠します。
CybozuLive トップページのグループを隠すボタン

CybozuLive トップページのグループを隠した後

 

新着の確認方法

新着記事の「+(プラス)」ボタンを押すと、ページを遷移すること無く、記事の内容を確認できます。 新着の確認方法 コメントが多いと「続きを読む」リンクがでてきて、それをクリックすると、すべての新着記事をページ読むことが出来ます。 投稿を確認して、「いいね」を押すことができます。 記事を確認した後は、必ず「既読にする」をクリックすると、トップページのリストから消えます。 コメントを追加する時は、記事や ToDo のタイトルをクリックして、掲示板ページより、返信やコメント追加ができます。。 CybozuLive トップページ新着記事の確認方法

ToDo の確認

トップページから、自分が担当者になっているToDoの確認も行えます。 サイボウズLive トップページ ToDo の確認 記事の新着と同じように、「+(プラス)」ボタンを押すことによって、ToDo の内容を確認出来、そして、右側でステータスを変更することが出来ます。詳細を変更する場合は、タイトル分をクリックして各ページで行う必要があります。

CybozuLive トップページ ToDoのステータス変更方法

サイボウズLive 運営方針の参考

各機能の役割

いいねの方針

サイボウズLiveには、Facebook と同じような「いいね!」機能が付いていますが、その「いいね!」をする方針を決めると良いです。

  • 案1:記事を読んだ人は、かならず「いいね!」を押す
  • 案2:記事を読んで、その投稿・意見に対して、異論がない場合のみ「いいね!」を押す

私個人的には、案2を推奨します。

掲示板

各カテゴリーで各トピックを立てて、議論を継続的におこなう場所。期限が決まっていたり、タスク化したものは、適宜 ToDo に移行する。

ToDo

メンバーが行いたいタスクを立て、そのタスクに対して議論を行い、議論やステータスを管理するところ。 ToDo の中で、継続的に共有すべき事柄があれば、掲示板に移す。

掲示板の運用方法

カテゴリーの管理

トピックが複数になり、グループになれるものは、カテゴリー化して管理する。新しいカテゴリーが出来た場合は、適宜、チャットや掲示板のトピでで確認してから編集を行う。 CybozuLive カテゴリ

トピックの管理

できるだけ、そのトピックに限定した話し合いにすること。 新しいトピックが発生した場合は、適宜、新規トピックを作成する。 トピックのタイトルはわかりやすいものにすること。 議論を行った上で、まとめ的な項目ができた場合、まとめを、トピックの「変更する」リンクを押して、本文を編集する。 CybozuLive トピックの本文

ToDo の運用方法

concrete5 Japan ユーザーグループの中で、行いたいことを ToDo としてまとめます。誰もが、作成することが出来ます。とにかく作成して、ToDo 内で議論し、ステータスや担当者の変更を適宜行っていきます。

ToDo 一覧ページの活用

  • ToDo カテゴリー一覧ページの「説明を編集する」をクリックするとカテゴリーの説明文を加える事が出来ます。
ToDo 一覧ページ
  • 画像中のアイコンをクリックすると、新しい ToDo をページ遷移すること無く作成できます。(担当者を複数人設定することは執筆時点ではできません)
新規 ToDo の作成
    • 「メモ」の左にある「+」ボタンを押すと、ToDo の詳細説明を記入できます。
新規ToDo の追加
  • ToDo が多くなりすぎた場合や、「未着手」「完了」した ToDo や、自分だけや特定の人にアサインされた ToDo を確認できます。
ToDo 一覧フィルター機能
  • 期日順、更新された順などに並び替えが可能です。
ToDo 一覧並び順変更
  • 各 ToDo の右側にある「変更する」リンクをクリックすると、ToDo の本文や期日が、ページ遷移すること無く変更できます。(但し、コメントの確認や投稿、複数人の担当者設定はできません)
既存 ToDo 編集機能

既存 ToDo の編集

担当者について

担当者は複数設定が可能です。担当者に設定すると、その担当者はトップページの ToDo 一覧に表示されます。

ステータスについて

ステータスについて、各ステータスの意味をきちんと定義しましょう。またサイボウズLive では、ステータスを自由に編集・追加・削除できます。

未着手:未着手。

対応中:担当者がタスクを実行中

確認中:タスクが完了し、関係者の確認状態

保留:タスクを待機状態になった場合。

完了:タスク完了

 

優先順位

優先順位は、記号だけでは、あやふやのままです。できるなら、各記号の定義を付けましょう。

  • S:重要&必須で対応しなければいけないもの。期日が設定されていれば、その日までに必ずやる。
  • A:重要ではないが、完了必須なもの。期日が設定されていれば、その日までにやる。
  • B:必須ではないが、完了したほうが良いもの。期日が設定されている場合、その期日はあくまでも目安。
  • C:必須ではなく、完了しなくても良いもの。期日が設定されている場合、その期日はあくまでも目安。
  • D:メモ程度の ToDo 。重要性はない。期日が設定されている場合、その期日はあくまでも目安。

以上

それでは、より良い、サイボウズLiveの運営をしてみてください。